Das Wichtigste in Kürze
Einen digitalen Adventskalender für dein Unternehmen baust du mit Microsoft 365 ohne zusätzliches Tool: eine SharePoint-Seite als Kalenderfläche, 24 Unterseiten mit terminierter Veröffentlichung, Microsoft Forms für Quizfragen und ein Teams-Kanal für die tägliche Erinnerung. Rechne mit rund vier bis sechs Stunden Vorbereitung, davon etwa drei Stunden für die Inhalte selbst. Technisch ist der Aufbau an einem Vormittag erledigt. Dieselbe Mechanik trägt auch Suchspiele und Team-Challenges, mit denen du gezielt Microsoft-365-Funktionen sichtbar machst, die im Alltag niemand nutzt.
Warum Adoption-Kommunikation im Dezember scheitert
November und Dezember sind die schwierigsten Monate für interne Kommunikation. Jahresabschluss, Urlaubsübergaben, volle Kalender. Wer in dieser Zeit einen Newsletter zu neuen Microsoft-365-Funktionen verschickt, bekommt Öffnungsraten, die er niemandem zeigen will.
Der Reflex ist dann, im Januar weiterzumachen. Nur ist Adoption keine Kampagne, die man pausieren kann. Was im Dezember an Aufmerksamkeit verloren geht, baust du im Frühjahr mühsam wieder auf. Und die Funktionen, die das ganze Jahr ungenutzt lagen, liegen ein Quartal länger.
Was in dieser Zeit trotzdem ankommt, sieht nicht nach Pflicht aus. Ein Adventskalender mit einem Tipp pro Tag. Ein Suchspiel, das eine Funktion sichtbar macht, die kaum jemand kennt. Eine Challenge, bei der Abteilungen gegeneinander antreten. Formate, die freiwillig mitgemacht werden, kommen dort an, wo Pflichtkommunikation abprallt.
Was du brauchst: die Bordmittel im Überblick
Alle drei Formate laufen mit Lizenzen, die du vermutlich längst hast. Du brauchst keine Agentur und kein Zusatzprodukt aus dem Marketplace.
| Baustein | Tool | Wofür |
|---|---|---|
| Kalenderfläche | SharePoint Online | Startseite mit 24 Kacheln |
| Türchen-Inhalte | SharePoint-Seiten | Je eine Seite pro Tag, terminiert veröffentlicht |
| Fragen und Quiz | Microsoft Forms | Suchspiel, Quiz, Rückmeldungen |
| Tägliche Erinnerung | Teams oder Viva Engage | Post im Kanal, automatisch oder von Hand |
| Automatisierung | Power Automate | Zeitgesteuerter Beitrag, Auswertung in eine Liste |
| Auswertung | Microsoft 365 Admin Center | Nutzungsberichte vor und nach der Aktion |
Eine Einschränkung vorweg: Microsoft 365 bringt kein fertiges Adventskalender-Webpart mit. Was du baust, ist eine SharePoint-Seite, die wie ein Kalender aussieht und sich wie einer verhält. Das genügt völlig, kostet aber einmalig Aufbauzeit.
Variante 1: Der Adventskalender im Intranet
Wie baust du einen Adventskalender in SharePoint?
- Lege eine neue Seite in deinem Intranet an. Am besten in der Kommunikationswebsite, auf der dein Unternehmen ohnehin Neuigkeiten veröffentlicht. So landet der Kalender dort, wo die Mitarbeitenden ohnehin hinschauen.
- Setze ein Quicklinks-Webpart mit Kachel-Layout ein. Das ist deine Kalenderfläche. Jede Kachel bekommt eine Zahl von 1 bis 24 und ein Bild. Die Kacheln mischen, sonst wirkt es wie eine Liste.
- Lege 24 Unterseiten an, eine je Türchen. Eine Seite baust du sauber auf, danach speicherst du sie als Seitenvorlage und erzeugst die übrigen 23 daraus. Das spart den größten Teil der Arbeit.
- Terminiere die Veröffentlichung. In der Seitenbibliothek lässt sich die Seitenplanung einschalten. Danach bekommt jede Seite ein Veröffentlichungsdatum und erscheint automatisch am richtigen Tag.
- Verlinke die Kacheln auf die Unterseiten. Türchen, die noch nicht offen sind, führen auf eine freundliche Hinweisseite.
- Richte die tägliche Erinnerung ein. Ein zeitgesteuerter Flow in Power Automate postet jeden Morgen um 8 Uhr eine Nachricht in den Teams-Kanal, mit Link auf das Türchen des Tages.
Aufwand: etwa zwei Stunden Technik, drei Stunden Inhalte, danach täglich wenige Minuten.
Der häufigste Fehler: Die Kacheln sind terminiert, die Seiten selbst aber für alle lesbar. Wer die URL kennt, sieht alle 24 Türchen am ersten Tag. Prüfe die Berechtigungen der Unterseiten, bevor du startest.
Was gehört inhaltlich hinter die Türchen?
Die Versuchung ist groß, 24 Produktfeatures aneinanderzureihen. Das funktioniert nicht, weil Features niemanden interessieren. Was ankommt, ist ein Handgriff, der morgen Zeit spart. Eine brauchbare Mischung:
- Zwölf Türchen mit einem konkreten Handgriff aus dem Alltag, etwa Besprechungsnotizen automatisch erstellen, eine Datei statt als Anhang als Link teilen, eine wiederkehrende Suche in Outlook speichern
- Sechs Türchen mit einer Funktion, die kaum jemand kennt, etwa Transkription in Teams, geplanter Versand in Outlook, Versionsverlauf in SharePoint
- Drei Türchen mit einer kleinen Aufgabe zum Mitmachen, etwa eine Frage, die in Forms beantwortet wird
- Zwei Türchen mit Menschen aus dem Unternehmen, etwa ein Kollege zeigt seinen meistgenutzten Kniff
- Ein Türchen mit Rückblick und Ausblick auf das kommende Jahr
Halte jedes Türchen bei unter 90 Sekunden Lesezeit. Alles, was länger ist, wird im Dezember weggeklickt.
Variante 2: Das Suchspiel
Wie funktioniert ein Suchspiel mit Microsoft Forms?
Ein Suchspiel stellt Fragen, deren Antworten in Microsoft 365 selbst versteckt sind. Die Teilnehmenden müssen also eine Funktion benutzen, um die Antwort zu finden. Genau das ist der Trick: Die Lösung wird nicht erklärt, sondern erarbeitet.
Beispiele für Fragen, die eine Funktion erzwingen:
- "Wie hieß die Datei X in ihrer ersten Version?" Antwort nur über den Versionsverlauf in SharePoint zu finden.
- "Welches Wort fällt im Protokoll der Oktober-Besprechung dreimal?" Antwort nur über die Transkript-Suche in Teams.
- "Auf welcher Intranetseite steht die neue Reiserichtlinie?" Antwort nur über die SharePoint-Suche.
So setzt du es auf:
- Lege in Microsoft Forms ein Quiz an, nicht ein normales Formular. Das Quiz vergibt Punkte und zeigt direkt, ob die Antwort stimmt.
- Stelle fünf bis acht Fragen. Mehr schafft im Dezember niemand.
- Hinterlege bei jeder Frage einen Hinweis darauf, wo gesucht werden kann. Das ist der eigentliche Lerneffekt.
- Verteile den Link über den Teams-Kanal und als Türchen im Adventskalender.
- Werte das Ergebnis in Forms aus und zeige die Auflösung öffentlich. Ohne Auflösung verpufft die Wirkung.
Aufwand: etwa 90 Minuten, wenn du die Fragen aus deinem eigenen Intranet ableitest.
Der häufigste Fehler: Fragen, die man auch raten oder googeln kann. Dann wird die Funktion nicht benutzt, und das Spiel erzeugt Klicks statt Nutzung.
Variante 3: Die Team-Challenge
Wie setzt du eine Abteilungs-Challenge in Teams auf?
Bei einer Challenge treten Teams gegeneinander an, und zwar über eine Handlung, die du ohnehin fördern willst. Nicht über Punkte um ihrer selbst willen.
Brauchbare Challenges aus der Praxis:
- Anhang-Challenge: Welche Abteilung verschickt im Dezember die wenigsten Dateianhänge und teilt stattdessen Links?
- Kanal-Challenge: Welches Team verlagert die meisten internen Mails in Teams-Unterhaltungen?
- Aufräum-Challenge: Welche Abteilung räumt die meisten verwaisten Teams und Dateiablagen auf?
Aufbau:
- Definiere eine einzige Kennzahl, die du im Admin Center oder über eine einfache Abfrage tatsächlich messen kannst.
- Miss den Ausgangswert vor dem Start. Ohne Ausgangswert gibt es später kein Ergebnis.
- Lege einen Zeitraum von höchstens drei Wochen fest.
- Zeige den Zwischenstand wöchentlich im Teams-Kanal. Sichtbarkeit ist der eigentliche Antrieb.
- Löse öffentlich auf und erkläre, was die Veränderung dem Unternehmen bringt.
Aufwand: etwa drei Stunden Vorbereitung, dann wöchentlich 20 Minuten.
Der häufigste Fehler: eine Kennzahl, die auf einzelne Personen heruntergebrochen wird. Sobald der Eindruck entsteht, dass Verhalten einzelner Mitarbeitender überwacht wird, kippt die Stimmung. Bleib auf Abteilungsebene und sprich vorher mit dem Betriebsrat.
Welches Format passt zu welcher Situation?
| Adventskalender | Suchspiel | Challenge | |
|---|---|---|---|
| Vorbereitung | 4 bis 6 Stunden | ca. 90 Minuten | ca. 3 Stunden |
| Laufzeit | 24 Tage | 1 bis 2 Wochen | 2 bis 3 Wochen |
| Betreuung täglich | wenige Minuten | gering | wöchentlich 20 Minuten |
| Geeignet ab | allen Größen | allen Größen | ab etwa 100 Mitarbeitenden |
| Stärke | Aufmerksamkeit über Wochen | erzeugt echte Nutzung | verändert Gewohnheiten |
| Schwäche | hoher Inhaltsbedarf | kurze Wirkung | braucht Abstimmung |
Wenn du dich für genau eines entscheiden musst und noch nie so etwas gemacht hast: Nimm das Suchspiel. Es ist am schnellsten gebaut, erzeugt die direkteste Nutzung und du lernst daran, wie dein Unternehmen auf solche Formate reagiert.
Woran erkennst du, ob die Aktion Nutzung erzeugt hat?
Das ist die Frage, an der die meisten Weihnachtsaktionen scheitern. Sie erzeugen Klicks, und Klicks werden dann als Erfolg berichtet. Nutzung ist etwas anderes.
Miss drei Dinge, und zwar vorher und nachher:
- Teilnahme: Wie viele Mitarbeitende haben mindestens ein Türchen geöffnet oder am Quiz teilgenommen? Die Zahl bekommst du aus den Seitenaufrufen in SharePoint und direkt aus Forms.
- Nutzung der beworbenen Funktion: Das ist die entscheidende Zahl. Nimm die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center und vergleiche den Monat vor der Aktion mit dem Monat danach. Wenn du im Adventskalender den Versionsverlauf beworben hast, schau dir die SharePoint-Aktivität an.
- Beständigkeit: Prüfe denselben Wert noch einmal acht Wochen später. Erst dann weißt du, ob eine Gewohnheit entstanden ist oder nur ein Strohfeuer.
Eine realistische Erwartung: Eine gut gemachte Aktion bewegt eine einzelne Funktion um einige Prozentpunkte in der Nutzung. Wer eine Verdopplung erwartet, wird enttäuscht. Der eigentliche Gewinn liegt darin, dass Adoption im Dezember sichtbar bleibt und du im Januar nicht bei null anfängst.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Zusatzlizenz für einen digitalen Adventskalender in Microsoft 365?
Nein. SharePoint Online, Teams, Microsoft Forms und Power Automate sind in den gängigen Microsoft-365-Plänen für Unternehmen enthalten. Für den beschriebenen Aufbau reichen Standardlizenzen aus. Kosten entstehen nur, wenn du ein fertiges Kalender-Produkt aus dem Marketplace einsetzt.
Wie lange dauert es, einen Adventskalender im Intranet aufzubauen?
Der technische Aufbau dauert etwa zwei Stunden, wenn du mit einer Seitenvorlage arbeitest. Den größeren Teil kostet der Inhalt: Für 24 Türchen solltest du rund drei Stunden einplanen. Insgesamt also ein halber Arbeitstag.
Kann ich den Adventskalender automatisch Tag für Tag freischalten?
Ja. Schalte in der Seitenbibliothek die Seitenplanung ein und gib jeder Türchen-Seite ein Veröffentlichungsdatum. Zusätzlich kannst du mit einem zeitgesteuerten Flow in Power Automate jeden Morgen eine Erinnerung in den Teams-Kanal posten.
Funktioniert das auch ohne eigenes Intranet?
Ja. Wenn dein Unternehmen keine SharePoint-Kommunikationswebsite nutzt, kannst du den Kalender vollständig in einem Teams-Kanal abbilden: ein Beitrag pro Tag, angepinnt, mit den Links zu den Inhalten. Das ist weniger hübsch und funktioniert genauso gut.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich so eine Aktion?
Adventskalender und Suchspiele funktionieren auch in kleinen Teams. Challenges zwischen Abteilungen brauchen eine gewisse Größe, damit der Wettbewerb nicht persönlich wird. Als Richtwert: ab etwa 100 Mitarbeitenden.
Wann muss ich mit der Vorbereitung anfangen?
Für einen Start am 1. Dezember solltest du Anfang November beginnen. Nicht wegen des Aufwands, sondern wegen der Abstimmung: Inhalte freigeben lassen, mit dem Betriebsrat sprechen und die Erinnerungen einplanen kostet mehr Zeit als der Aufbau selbst.
Du gehst mit einem Format raus, das du noch in diesem Dezember starten kannst.
