Die Excel-Liste mit offenen Anfragen liegt als Anhang in drei Postfächern, jede Version ist anders und keiner weiß, was gerade gilt. Dabei steckt die Lösung in den meisten Unternehmen längst in Microsoft 365: Microsoft Lists. Die App ist da, aber kaum jemand im Team kennt sie. Hier erfährst du, was Lists kann, wann es die bessere Wahl als Excel oder Planner ist und wie deine User in wenigen Minuten ihre erste Liste anlegen.
Was ist Microsoft Lists?
Microsoft Lists ist eine App in Microsoft 365, mit der Teams Informationen gemeinsam erfassen, ordnen und nachverfolgen. Jede Liste besteht aus Einträgen mit festen Spalten, zum Beispiel Status, Zuständige Person oder Datum. Alle arbeiten in derselben Liste, niemand verschickt mehr Dateien.
Lists baut auf den bekannten SharePoint-Listen auf und ist deshalb in den meisten Microsoft-365-Lizenzen für Unternehmen enthalten.
Das macht Lists im Alltag stark:
- Ansichten: dieselben Daten als Liste, Raster, Galerie, Kalender oder Board anzeigen
- Vorlagen: fertige Listen, etwa für Problemverfolgung, Onboarding neuer Mitarbeitender oder Inventar
- Regeln: automatische Benachrichtigung, wenn sich ein Eintrag ändert
- Formulare: Einträge über ein einfaches Formular sammeln, ohne dass alle die ganze Liste sehen müssen
- Teams und mobil: Listen direkt als Registerkarte im Teams-Kanal oder in der mobilen App nutzen
Microsoft Lists, Excel oder Planner?
Die häufigste Frage deiner User ist: Wann nehme ich was? Diese Faustregel hilft:
Excel
Ideal für
Rechnen, Auswerten und Daten analysieren
Beispiel
Budgetplanung, Auswertungen
Planner
Ideal für
Aufgaben mit Zuständigen und Fälligkeiten
Beispiel
Aufgaben im Projekt verteilen
Microsoft Lists
Ideal für
Informationen, die mehrere gemeinsam pflegen und nachverfolgen
Beispiel
Anfragen, Inventar, Onboarding
Kurz gesagt: Sobald mehrere Personen dieselbe Übersicht pflegen und jeder den aktuellen Stand sehen soll, ist Lists meist die bessere Wahl als eine Excel-Datei.
5 Einsatzfälle, die deinen Teams sofort Zeit sparen
1. Anfragen und Tickets nachverfolgen
Ob IT-Anfragen, Rückfragen von Kundinnen und Kunden oder interne Bitten: Mit der Vorlage zur Problemverfolgung sieht jeder, was offen ist, wer zuständig ist und was erledigt wurde.
2. Neue Mitarbeitende einarbeiten
Die Onboarding-Vorlage bündelt alle Schritte für den Start einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen. Führungskraft, HR und IT sehen auf einen Blick, was noch fehlt.
3. Geräte und Inventar verwalten
Laptops, Headsets oder Lizenzen: Eine Inventarliste zeigt, was wem ausgegeben wurde und wann es zurückkommt. Keine Excel-Datei mehr, die nur eine Person aktuell hält.
4. Veranstaltungen und Termine planen
Mit der Kalenderansicht wird aus einer Liste von Terminen ein Planungskalender. Ideal für Veranstaltungen, Messen oder Redaktionspläne.
5. Anträge über ein Formular sammeln
Reiseanträge oder Bestellwünsche kommen über ein Formular direkt in die Liste. Eine Regel informiert die zuständige Person automatisch über jeden neuen Eintrag.
Mehr Beispiele, wie einzelne Abteilungen Microsoft 365 im Alltag nutzen, findest du im Beitrag Microsoft 365 Use Cases der HR Abteilung.
In 4 Schritten zur ersten Liste in Teams
Schritt für Schritt
- Liste im Kanal hinzufügen: Öffne in Teams den passenden Kanal, wähle oben das Plus für eine neue Registerkarte und dann Lists.
- Startpunkt wählen: Lege eine neue Liste an: leer, aus einer Vorlage, aus einer Excel-Tabelle oder auf Basis einer bestehenden Liste. Für den Anfang ist eine Vorlage am schnellsten.
- Spalten und Ansicht anpassen: Passe die Spalten an euren Bedarf an, zum Beispiel Status, Zuständig und Fällig am. Wähle dann die Ansicht, die für das Team am besten passt, etwa Board oder Kalender.
- Regeln und Formular ergänzen: Richte eine Regel ein, damit die zuständige Person bei neuen Einträgen eine Benachrichtigung bekommt. Wer Einträge von außerhalb des Teams sammeln will, legt zusätzlich ein Formular an.
Hinweis: Die Bezeichnungen können sich je nach Version von Teams leicht unterscheiden.
Warum Lists in vielen Unternehmen trotzdem ungenutzt bleibt
Lists ist in den Lizenzen enthalten, die meisten User haben es aber noch nie geöffnet. Der Grund ist selten das Tool, sondern fehlendes Wissen: Niemand hat gezeigt, wofür Lists im eigenen Arbeitsalltag gut ist.
Für dich als M365-Verantwortliche oder M365-Verantwortlicher heißt das: Starte nicht mit allen Funktionen, sondern mit einem konkreten Einsatzfall pro Team. Eine Liste, die ab morgen die verschickte Excel-Datei ersetzt, überzeugt mehr als jede Funktionsübersicht.
Kurze Lernvideos holen deine User genau in diesem Moment ab, zum Beispiel unsere Lernvideos zu Microsoft 365.
Häufige Fragen zu Microsoft Lists
Was ist Microsoft Lists?
Microsoft Lists ist eine App in Microsoft 365, mit der Teams Informationen gemeinsam erfassen und nachverfolgen, zum Beispiel Anfragen, Inventar oder Onboarding-Schritte. Die Einträge lassen sich als Liste, Raster, Galerie, Kalender oder Board anzeigen.
Ist Microsoft Lists in Microsoft 365 enthalten?
Lists baut auf SharePoint auf und ist deshalb in den meisten Microsoft-365-Lizenzen für Unternehmen enthalten. Ob es bei euch freigeschaltet ist, siehst du im App-Launcher von Microsoft 365 oder in Teams unter den Registerkarten.
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Lists und einer SharePoint-Liste?
Technisch basieren beide auf derselben Grundlage. Lists ergänzt die SharePoint-Listen um eine eigene App, Vorlagen, mehrere Ansichten und die einfache Nutzung in Teams.
Kann ich eine Excel-Tabelle in Microsoft Lists übernehmen?
Ja. Beim Anlegen einer neuen Liste kannst du eine Excel-Tabelle als Grundlage wählen. Die Spalten werden übernommen und können danach angepasst werden.
Wann nehme ich Lists und wann Planner?
Planner ist für Aufgaben mit Zuständigen und Fälligkeiten gedacht. Lists eignet sich für Informationen, die mehrere Personen gemeinsam pflegen, zum Beispiel Anfragen, Inventar oder Anträge.
