Zusammenfassung
Copilot ist lizenziert, aktiviert und im Menüband sichtbar. Trotzdem bleibt die Nutzung flach. Der häufigste Grund ist unspektakulär: Deine Mitarbeitenden formulieren ihre Anfrage so, wie sie eine Suchanfrage formulieren würden, und bekommen entsprechend beliebige Antworten.
- Ein tragfähiger Prompt besteht aus vier Bausteinen: Rolle, Kontext, Aufgabe, Format
- Die meisten User geben nach zwei bis drei mittelmäßigen Antworten auf, nicht nach zehn
- Eine Prompt-Sammlung im Intranet deckt nur die Fälle ab, die jemand vorher aufgeschrieben hat
- In Excel scheitert es häufig nicht am Prompt, sondern am Dateiformat und an fehlenden Tabellenobjekten
- Prompt-Kompetenz zeigt sich in wiederholter Nutzung über Wochen, nicht in Teilnahmezahlen
Der teuerste Moment in jedem Copilot-Projekt ist der, in dem eine Mitarbeiterin eine unbrauchbare Antwort bekommt und daraus schließt, dass das Werkzeug nichts für ihre Arbeit ist.
Definition
Ein Copilot-Prompt ist die Anweisung, mit der Microsoft 365 Copilot eine Aufgabe erhält. Anders als bei einer Suchanfrage bewertet Copilot dabei nicht nur die Stichworte, sondern auch die mitgelieferte Rolle, den Bezug zu Dateien, Mails oder Besprechungen und die gewünschte Ergebnisform. Je genauer diese Angaben sind, desto weniger muss Copilot raten.
Einleitung
In vielen Unternehmen sieht die Lage nach dem Lizenzkauf gleich aus. Die Technik steht, die Lizenzen sind zugewiesen, es gab eine Auftaktveranstaltung. In den Nutzungsberichten zeigt sich danach eine kurze Spitze und anschließend ein flacher Verlauf.
Die Erklärung liegt selten bei Copilot. Sie liegt bei der Art, wie Menschen mit einem leeren Eingabefeld umgehen. Wer es gewohnt ist, in eine Suchmaske zwei Stichworte zu tippen, macht das hier genauso. Das Ergebnis ist eine Antwort, die höflich klingt und inhaltlich nichts bringt. Nach dem zweiten oder dritten Mal wandert die Aufmerksamkeit zurück zur alten Arbeitsweise, und die Lizenz läuft weiter.
Warum gute Prompts im Unternehmen nicht von selbst entstehen
Die Fähigkeit, eine Aufgabe präzise zu formulieren, ist nicht selbsterklärend. Sie wirkt im Nachhinein trivial und ist es im Moment des leeren Feldes nicht.
Dazu kommt ein zweiter Punkt, der in der Praxis oft unterschätzt wird: Viele Mitarbeitende wissen nicht, worauf Copilot überhaupt zugreifen kann. Sie vermuten entweder zu viel, also dass er alles im Unternehmen kennt, oder zu wenig, also dass er nur den aktuell geöffneten Text sieht. Beide Annahmen führen zu Prompts, die am Werkzeug vorbeigehen.
Für dich als M365-Verantwortliche oder Verantwortlichen heißt das: Eine Veranstaltung, in der Copilot einmal vorgeführt wird, verändert daran wenig. Die Fähigkeit entsteht erst, wenn Menschen sie an ihrer eigenen Aufgabe anwenden und dabei merken, dass es funktioniert.
Die vier Bausteine eines Prompts, der trägt
Statt Mitarbeitenden eine lange Liste fertiger Formulierungen zu geben, ist es wirksamer, ihnen das Muster dahinter zu zeigen. Vier Bausteine reichen:
- Rolle: In welcher Funktion soll Copilot antworten? "Antworte als Projektleiterin" führt zu einem anderen Text als keine Angabe.
- Kontext: Worauf soll er sich beziehen? Eine konkrete Datei, ein Mail-Verlauf, eine Besprechung von gestern.
- Aufgabe: Was genau ist zu tun? Zusammenfassen, vergleichen, Entwurf schreiben, Einwände sammeln.
- Format: Wie soll das Ergebnis aussehen? Fünf Stichpunkte, eine Tabelle, eine Mail mit höchstens 120 Wörtern.
Derselbe Fall, zweimal formuliert
| So fragen die meisten | So wird es brauchbar |
|---|---|
| "Fasse das Meeting zusammen" | "Fasse die Besprechung von gestern zu Projekt Nordstern zusammen. Gib mir maximal fünf Stichpunkte zu den getroffenen Entscheidungen und darunter eine Liste der offenen Aufgaben mit verantwortlicher Person." |
| "Schreib eine Antwort" | "Schreibe als Kundenbetreuerin eine Antwort auf die letzte Mail in diesem Verlauf. Sachlich, höchstens 120 Wörter, mit einem konkreten Terminvorschlag für nächste Woche." |
| "Analysiere die Tabelle" | "Vergleiche in dieser Tabelle die Umsätze je Region zwischen Q2 und Q3. Nenne die drei größten Abweichungen in Prozent und schreibe zu jeder einen Satz, was auffällt." |
Der Unterschied ist kein Fachwissen, sondern Genauigkeit. Genau das lässt sich vermitteln und üben.
Wenn es trotz gutem Prompt nicht funktioniert
Nicht jede schwache Antwort liegt an der Formulierung. In Excel ist die häufigste Ursache technischer Natur: Copilot wertet nur echte Tabellenobjekte aus, erzeugt über Strg+T oder über Einfügen und Tabelle. Ein optisch formatierter Zellbereich sieht für Menschen aus wie eine Tabelle, für Copilot nicht. Zusätzlich muss die Datei im Format XLSX oder XLSM auf OneDrive for Business oder SharePoint Online liegen und AutoSpeichern aktiv sein.
In Teams hängt die Zusammenfassung eines Meetings daran, dass Aufzeichnung oder Transkription gelaufen ist. Ohne eine von beiden hat Copilot im Nachhinein keine Grundlage.
Wenn Copilot trotz zugewiesener Lizenz gar nicht erst auftaucht, lohnt sich der Blick in den Prüfpfad aus unserem Beitrag dazu, wie deine User Copilot in Outlook, Excel und Teams aktivieren.
Typische Fehler bei der Vermittlung
Der erste Fehler ist die Prompt-Sammlung als alleinige Maßnahme. Sie wird gern angelegt, oft gut gemeint, und deckt genau die Fälle ab, die jemand vorher aufgeschrieben hat. Sobald die eigene Aufgabe abweicht, steht die Mitarbeiterin wieder vor dem leeren Feld.
Der zweite Fehler sind Beispiele, die niemandem gehören. Eine Demo mit erfundenen Beispieldaten beeindruckt im Moment und lässt sich am nächsten Tag nicht übertragen. Wirksam sind Beispiele aus dem jeweiligen Fachbereich.
Der dritte Fehler ist der einmalige Termin. Prompt-Kompetenz entsteht durch Wiederholung im eigenen Alltag, nicht in neunzig Minuten.
Pragmatisches Vorgehen
- Drei bis fünf Aufgaben je Fachbereich sammeln, die wirklich regelmäßig anfallen.
- Zu jeder Aufgabe einen Prompt nach den vier Bausteinen formulieren und einmal durchspielen.
- Das Muster erklären, nicht nur das Ergebnis zeigen, damit Mitarbeitende eigene Fälle ableiten können.
- Die technischen Stolpersteine in Excel und Teams direkt mitgeben, sonst wird ein Datenproblem als Copilot-Problem gedeutet.
- Nach vier bis sechs Wochen die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center ansehen und prüfen, ob dieselben Personen wiederkehrend arbeiten.
Wie sich diese Entwicklung sauber messen lässt, haben wir im Beitrag zu Copilot-Adoption messbar machen beschrieben.
Wann externe Unterstützung sinnvoll ist
Interne Teams stoßen hier meist an dieselbe Grenze: Die Fachbereiche sind zu unterschiedlich, um sie nebenbei einzeln zu begleiten, und die Nutzungsdaten liegen zwar vor, werden aber von niemandem regelmäßig ausgewertet. Externe Unterstützung lohnt sich vor allem dann, wenn viele Lizenzen gleichzeitig im Einsatz sind und die Begleitung über mehrere Monate laufen soll statt über einen Termin.
Wie wir als 365 Akademie helfen können
Die 365 Akademie begleitet Unternehmen dabei, Copilot im Arbeitsalltag zu verankern statt einmalig vorzuführen. Dazu gehören Lernvideos zu konkreten Anwendungsfällen, eine Lernplattform mit Anmeldung über das eigene Microsoft 365, auf der Mitarbeitende dann nachsehen, wenn die Frage auftaucht, und wiederkehrende Formate, in denen neue Funktionen eingeordnet werden.
Fazit
Copilot scheitert in den meisten Unternehmen nicht an der Technik und nicht an der Lizenz. Er scheitert an den ersten drei Versuchen einer Mitarbeiterin, die keine brauchbare Antwort bekommt. Wer ihr das Muster aus Rolle, Kontext, Aufgabe und Format mitgibt und die technischen Stolpersteine gleich dazu, verändert genau diesen Moment.
So können wir dich unterstützen
Häufige Fragen
Was macht einen guten Copilot-Prompt aus?
Ein brauchbarer Prompt nennt vier Dinge: in welcher Rolle Copilot antworten soll, auf welche Quelle er sich bezieht, welche Aufgabe konkret zu erledigen ist und in welchem Format das Ergebnis gebraucht wird. Fehlt einer dieser Bausteine, rät Copilot, und das Ergebnis wirkt beliebig.
Reicht eine Prompt-Sammlung im Intranet, damit Copilot genutzt wird?
Nein. Eine Sammlung hilft beim Einstieg, deckt aber nur die Fälle ab, die jemand vorher aufgeschrieben hat. Sobald die eigene Aufgabe davon abweicht, stehen Mitarbeitende wieder vor einem leeren Feld. Tragfähig wird es erst, wenn sie das Muster hinter den Prompts verstanden haben.
Warum bekommt Copilot in Excel oft keine brauchbare Antwort?
Meist liegt es nicht am Prompt, sondern an den Daten. Copilot wertet in Excel nur echte Tabellenobjekte aus, erzeugt über Strg+T oder Einfügen und Tabelle. Ein lose formatierter Zellbereich reicht nicht. Zusätzlich muss die Datei im Format XLSX oder XLSM auf OneDrive for Business oder SharePoint Online liegen und AutoSpeichern aktiv sein.
Wie erkenne ich, ob die Prompt-Kompetenz im Unternehmen zunimmt?
Nicht an der Zahl der Schulungsteilnehmenden, sondern an den Nutzungsberichten im Microsoft 365 Admin Center. Entscheidend ist, ob dieselben Personen Copilot über mehrere Wochen hinweg wiederholt einsetzen. Einmalige Spitzen nach einer Veranstaltung sagen wenig aus.
